Wszelkie wyjazdy doktorantów i pracowników UEP należy zgłaszać w systemie elektronicznym dostępnym pod adresem: http://delegacje.ue.poznan.pl. Niezbędne jest umieszczenie odpowiednich informacji na temat m.in. zgody Kierownika jednostki doktoranta, źródła finansowania oraz chęci uzyskania zaliczki. Na podstawie danych zawartych w poszczególnych zakładkach systemu, Dział ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą zwraca się do wyszczególnionych osób o wyrażenie zgody na wyjazd doktoranta - w stosunku do lat ubiegłych, nie trzeba już samodzielnie uzyskiwać zgody i podpisów. Logowanie do systemu odbywa sie na podstawie numeru NIU i hasła sporządzonego do niego.

Szczegółowe zalecenia na temat wyjazdów służbowych na UEP określa Rozporządzenie Rektora UEP o numerze 81/2013.

Przed upłynięciem terminu dokonywania opłat konferencyjnych, należy złożyć pismo do Działu Finansowego (pokój 234A) z prośbą o dokonanie opłaty konferencyjnej, wskazując źródło finansowania, numer konta i dane konferencji oraz tytuł przelewu. Jeżeli konferencja finansowana jest z badań statutowych lub środków MNiD, pismo (zaadresowane do Działu Finansowego) należy złożyć w Dziale ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą (pokój 221A).

Po powrocie z konferencji należy z systemu elektronicznego wydrukować delegację, na której uzupełnia się wszystkie poniesione koszty. Należy pamiętać o zachowaniu wszelkich dowodów płatności, takich jak bilety kolejowe, czy faktury za noclegi. W ciągu 14 dni od zakończenia konferencji doktorant zobowiązany jest to rozliczenia konferencji, składając wypełnioną delegację do Działu Finansowego. W ciągu kilku dni otrzymuje się informację emailową z prośbą odbiór/zwrot należności w Kasie Uczelni.