Zasady dotyczące ograniczenia dostępu do obiektów dydaktycznych i terenu UEP oraz przekazywania dokumentów

1) z uwagi na konieczność przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się choroby zakaźnej wywołanej wirusem SARS-CoV-2 oraz przez wzgląd na konieczność minimalizowania kontaktów osobistych, w uzgodnieniu z Rektorem UEP informujemy, że pracownicy jednostek organizacyjnych Uczelni nie będą przyjmowali interesantów w kontakcie bezpośrednim do odwołania, z wyjątkiem w szczególności najemców powierzchni dachu budynku Collegium Altum i powierzchni XIX i XX piętra CA, wykonawców terminowych przeglądów urządzeń, robót budowlanych oraz innych osób uczestniczących w realizacji inwestycji kompleksowej modernizacji energetycznej budynku CA;

2) korespondencję w formie papierowej należy składać w Kancelarii Uczelni, znajdującej się przy al. Niepodległości 12 w Poznaniu, bud. B, pokój nr 016 w wyznaczonych godzinach; 

3) pisma i inne dokumenty można również przesyłać: 
a) na adres siedziby Uczelni: al. Niepodległości 10, 61-875 Poznań, 
b) za pośrednictwem platformy e-PUAP,
c) za pośrednictwem poczty elektronicznej;

4) sprawy należy załatwiać zgodnie z zapisami ust. 3 powyżej lub telefonicznie;

5) pracownicy pracujący na portierni będą weryfikowali osoby wchodzące do budynków, a następnie – po uzgodnieniu z pracownikiem Uczelni, do którego dana osoba zgłosiła, że została umówiona – wpisywali do księgi wejść; w przypadku nieuzasadnionego wejścia na teren Uczelni pracownik portierni (obowiązuje również pracownika ochrony) zobowiązany jest nakazać opuszczenie terenu UEP przez tę osobę;

6) wszystkie drzwi wejściowe do budynków UEP oraz bramy wjazdowe są otwarte; przy czym brama wjazdowa na dziedziniec budynku A będzie pozostawała nadal otwarta we wszystkie dni tygodnia, w godzinach od6:00do22:00; w przypadku wystąpienia potrzeby skorzystania przez osoby upoważnione z ww. bramy wjazdowej poza wyznaczonymi godzinami, konieczne będzie posłużenie się domofonem;
UEP w czasie zmian zasad dotyczących przyjmowania interesantów nadal będzie rozpatrywał wszystkie sprawy, pisma i zgłoszenia przesyłane za pośrednictwem poczty tradycyjnej, elektronicznej, platformy e-PUAP, a także wnioski otrzymane telefonicznie bądź za pośrednictwem oficjalnych kanałów w mediach społecznościowych. 

Komunikat nr 32/2020 Kanclerza Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 4 września 2020 roku

Dodatkowy elektroniczny obieg zapotrzebowań
W związku z sytuacją epidemii w UEP obowiązuje dodatkowy elektroniczny obieg zapotrzebowań na usługi, dostawy i roboty budowlane, wykorzystujący mechanizm dedykowanych kont uczelnianej poczty elektronicznej ( DKUP). Spełnia on funkcję wspomagającą dotychczasowy, tradycyjny obieg tych dokumentów uregulowany w Zarządzeniu nr 6/2020 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 30 stycznia 2020 r. i obowiązuje do odwołania.
 

Funkcjonowanie procesu dodatkowego elektronicznego obiegu zapotrzebowań na usługi, dostawy i roboty budowlane oraz obiegu w Uczelni faktur i innych dokumentów finansowo-księgowych po przywróceniu świadczenia pracy na terenie Uczelni przez pracowników Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu niebędących nauczycielami akademickimi.

 

W związku z powrotem do świadczenia pracy na terenie Uczelni przez pracowników UEP niebędących nauczycielami akademickimi, zmianie ulegają zasady  procedowania zapotrzebowań, faktur i innych dokumentów finansowo-księgowych  związanych z realizacją tych zapotrzebowań, faktur i innych dokumentów finansowo-księgowych, wprowadzone Zarządzeniem nr 24/2020 Rektora UEP z dnia 1 kwietnia 2020 roku.


Komórki wnioskujące nadal mogą przesyłać zapotrzebowanie drogą elektroniczną do komórek uprawnionych, wykorzystując mechanizm dedykowanych kont uczelnianej poczty elektronicznej (w skrócie zwanych DKUP).


Elektroniczny obieg zapotrzebowań na usługi, dostawy i roboty budowlane spełnia funkcję wspomagającą w stosunku do dotychczasowego, tradycyjnego obiegu tych dokumentów uregulowanego w Zarządzeniu nr 6/2020 Rektora UEP z dnia 30 stycznia 2020 r. i może być wykorzystywany do odwołania lub do czasu wdrożenia kompleksowego elektronicznego obiegu zapotrzebowań w ramach Zintegrowanego Systemu Informatycznego, którego uruchomienie planowane jest w pierwszej połowie 2021 roku.

Zasady obowiązują od dnia 15 czerwca 2020 roku, z tym zastrzeżeniem, że zapotrzebowania, które zostały przesłane na DKUP przed dniem 15 czerwca 2020 roku są procedowane według zasad określonych w Zarządzeniu nr 24/2020 Rektora UEP z dnia 1 kwietnia 2020 roku w sprawie wprowadzenia w UEP dodatkowego elektronicznego obiegu zapotrzebowań na usługi, dostawy i roboty budowlane oraz faktur związanych z ich realizacją.

 

Zasady obiegu zapotrzebowań

1.    Komórka wnioskująca wysyła zapotrzebowanie (w załączniku do wiadomości mailowej) do właściwej komórki uprawnionej z konta uczelnianej poczty elektronicznej kierownika jednostki wnioskującej.

2.    Dopuszczalne jest również wysłanie zapotrzebowania z innego konta uczelnianej poczty elektronicznej pod warunkiem, że ma ono formę skanu oryginalnego zapotrzebowania podpisanego przez kierownika jednostki wnioskującej.

3.    Zapotrzebowanie musi być przesyłane na DKUP właściwej komórki uprawnionej. Wykaz komórek uprawnionych wraz  z ich dedykowanymi adresami poczty elektronicznej zawarty jest w załączniku do niniejszego zarządzenia.

4.    Wysłanie zapotrzebowania w sposób określony w ust. 1 jest równoznaczne z zatwierdzeniem danego zapotrzebowania przez kierownika komórki wnioskującej.

5.       Każda komórka uprawniona posiada DKUP do obsługi zapotrzebowań, tj.:

1)      odbierania zapotrzebowań przesłanych z jednostek wnioskujących;

2)      zwracania zapotrzebowania do jednostki wnioskującej, jeżeli nie spełnia ono wymagań.

6.    Do korzystania z DKUP komórki uprawnionej jest upoważniony wyłącznie kierownik danej komórki uprawnionej i upoważnieni przez niego pracownicy.

7.    Po otrzymaniu zapotrzebowania kierownik komórki uprawnionej:

1)      drukuje zapotrzebowanie wraz z treścią korespondencji przesłanej na DKUP;

2)      wykonuje czynności opisane w § 9 ust. 7 Zarządzenia nr 6/2020 Rektora UEP z dnia 30 stycznia 2020 r. w sprawie zasad postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w UEP;

3)      weryfikuje, czy zamówienie jest realizowane w sposób celowy i oszczędny zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych;

4)      przekazuje zapotrzebowanie do dalszego obiegu dokumentu w wersji papierowej, zgodnie z procedurą opisaną w Zarządzeniu nr 6/2020 Rektora UEP z dnia 30 stycznia 2020 r.

8.       Zapotrzebowania z zakończonym obiegiem są procedowane dalej zgodnie z Zarządzeniem
nr 6/2020 Rektora UEP z dnia 30 stycznia 2020 r.

9.         Zapotrzebowanie opatrzone wszystkimi niezbędnymi podpisami, opiniami i akceptacjami jest zapisywane w folderze komórki uprawnionej na dysku wspólnym w formie skanu.


Zasady obiegu faktur, rachunków lub innych dokumentów finansowo-księgowych

 

1.     Faktury, rachunki lub inne dokumenty finansowo-księgowe właściwie opisane i podpisane pod względem merytorycznym przez kierownika komórki realizującej zamówienie albo osobę mającą upoważnienie do zaciągania zobowiązań finansowych w imieniu UEP, o której mowa w § 14 ust. 4 Zarządzenia nr 6/2020 Rektora UEP z dnia 30 stycznia 2020 r. komórka realizująca zamówienie przekazuje odpowiednio:

1)         do Działu Rachunkowości Finansowej – w przypadku faktur, rachunków lub innych dokumentów finansowo-księgowych dotyczących działalności badawczej i projektowej, albo

2)         do Działu Rachunkowości Zarządczej – w pozostałych przypadkach;

w oryginalnej papierowej formie dokumentu. Tym samym znosi się możliwość przekazywania  faktur, rachunków lub innych dokumentów finansowo-księgowych wewnątrz Uczelni za pośrednictwem elektronicznego obiegu.

W wyjątkowych przypadkach dokumenty finansowo-księgowe mogą być przekazywane drogą elektroniczną na adres mailowy: kwestor-faktury@obieg.ue.poznan.pl przez Dział Zarządzania Domami Studenckimi oraz Studium Wychowania Fizycznego, z uwagi na ich usytuowanie poza głównymi budynkami Uczelni, przy czym oryginalne, papierowe faktury, rachunki lub inne dokumenty finansowo-księgowe muszą być dostarczone, zgodnie z zapisami ust. 2 niniejszego zarządzenia, w terminie do jednego miesiąca od dnia wysłania dokumentu za pośrednictwem DKUP. Dokumenty finansowo-księgowe wysłane na inny adres mailowy niż wskazany w zdaniu poprzednim, nie będą procedowane.

2.         Oryginały dokumentów finansowo-księgowych, które uprzednio zostały przesłane drogą elektroniczną, należy przedłożyć w Kancelarii UEP z zaznaczeniem terminu przekazania skanu dokumentu w formie elektronicznej.

3.         Do faktury (rachunku) lub innego dokumentu finansowo-księgowego powinien być załączony odpowiednio oryginał, kopia albo wydruk z poczty elektronicznej zatwierdzonego odnośnego „Zapotrzebowania na usługi, dostawy i roboty budowlane zamawiane przez Uczelnię” oraz opis faktury, rachunku lub innego dokumentu finansowo-księgowego, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do Zarządzenia nr 6 

4.         Opis faktury, rachunku lub innego dokumentu finansowo-księgowego, o którym mowa w § 17 ust. 4 Zarządzenia nr 6/2020 Rektora UEP z dnia 30 stycznia 2020 r. powinien być sporządzony w formie papierowej.


Powyższe kwestie reguluje Zarządzenie Rektora UEP nr 40/2020