Przed wyjazdem każdy uczestnik programu Erasmus+ jest zobowiązany podpisać umowę finansową na studia do uczelni partnerskiej. W tym celu
należy:
1.dopełnić wszelkich zobowiązań przed wyjazdem w dziekanacie (zaliczenie sem. poprzedzającego wyjazd, podanie do dziekana, LA, deklaracja zaliczenia przedmiotów), 2. wykupić ubezpieczenie NNW i uzyskać kartę EKUZ, podpisać i złożyć w DWZZ Zasady finansowania wyjazdów z programu Erasmus+ w roku akademickim 2017/2018 deklarację ubezpieczeniową - dokument 2.,
3. uzyskać podpis z dziekanatu pod potwierdzeniem dopełnia wszelkich zobowiązań i złożyć w DWZZ - dokument 3.,
4. uzyskać informacje z uczelni zagr. na temat terminów początku i zakończenia semestru za granicą,
5. wypełnić on-line test kompetencji językowej OLS (otrzymując uprzednio e-mail z licencją do wypełnienia testu).
6. podpisać umowę w  DWZZ. Integralną częścią umowy jest Learning Agreement, Warunki ogólne do umowy i Karta Studenta Erasmus+.
7. zarejestrować swój wyjazd na stronie MSZ portal Odyseusz.

Learning agreement - obowiązujący druk i pomocne wskazówki.

Zasady finansowania - obowiązujące zasady.

Zakończenie pobytu
Przed zakończeniem pobytu w uczelni partnerskiej uczestnik powinien uzyskać z biura zajmującego się programem Erasmus w uczelni zagranicznej podpis na dokumencie Certificate of attendance , który zobowiązany jest złożyć w DWZZ po powrocie z wyjazdu studyjnego (oryginał).

Pozostałe obowiązki po powrocie
1. wypełnienie on-line drugiego testu kompetencji językowej OLS. Każdy uczestnik, który zalogował się do systemu wypełniając test językowy przed wyjazdem, dokonał wpisu w profilu użytkownika o długości pobytu. Na tej podstawie otrzymuje wezwanie do wypełnienia testu OLS po powrocie, który ma za zadanie pokazanie wzrostu kompetencji językowej uczestnika.
2. wypełnienie on-line indywidualnego raportu uczestnika. Po zakończonym pobycie student otrzymuje wiadomość o konieczności uzupełnienia obowiązkowego raportu, w którym zawarte są informacje na temat m.in. organizacji pobytu, warunków w uczelni goszczącej studenta, przyrostu kompetencji, kosztach wyjazdów itp.. Do studenta, który w indywidualnym raporcie uczestnika na pytanie o uznawalność odpowiedział, że proces nie jest jeszcze zakończony, jest wysyłany w miesiąc po zakończeniu pobytu na adres e-mail link do nowego raportu dotyczącego uznawalności.

Studenci, którzy zawarli roczne umowy Erasmusa są zobowiązani do przesłania Certificate of attendance za semestr zimowy, natomiast raport uczestnika i test OLS 2 po zakończeniu semestru letniego.

Ważne kwestie finansowe i długość pobytu

Zgodnie z zasadami finansowymi przyjętymi na UEP, dopłaty do stypendiów są możliwe jedynie w odniesieniu do mobilności, które jeszcze się nie zakończyły. Gdy mobilność jest już zakończona wysokość stypendium określona w umowie finansowej pomiędzy uczelnią a uczestnikiem mobilności nie może ulec zwiększeniu. Innymi słowy, jeśli ze studentem została zawarta umowa na określony czas, który nie uwzględnił prawidłowo daty sesji egzaminacyjnej to nie można zwiększyć kwoty stypendium, po zakończeniu przez studenta wyjazdu. W związku z powyższym uczestnicy są proszeni o upewnienie się czy długość pobytu zawarta na umowie nie ulegnie zmianie. Gdyby miało miejsce wydłużenie okresu trwania semestru zimowego, prosimy o wiadomość mailową z podaniem daty zakończenia pobytu związanego z sesją egzaminacyjną wraz z linkiem/mailem ze strony uczelni zagr. z której wynika dłuższy pobyt. Student powinien zgłosić taką zmianę najpóźniej na dwa tygodnie przed zakończeniem przez niego pobytu, aby można przygotować dokument uwzględniający przedłużony pobyt. Dodatkowe fundusze będą wypłacane po powrocie, wraz z drugą ratą na podstawie złożonego Certificate of attendance.
Uwaga: Powtórny wyjazd studenta, który otrzymał dofinansowanie z umowy PO WER-2016 lub PO WER-2017 nie jest możliwy.