Pomoc i instruktaże

• Kto i w jaki sposób powinien złożyć zapotrzebowanie?

Zapotrzebowanie (czyli „wniosek o rezerwację” w systemie Xprimer) składa każda jednostka planująca zakup, usługę lub roboty budowlane. Wniosek należy złożyć elektronicznie w Xprimerze. W wyjątkowych sytuacjach (np. awaria systemu) dopuszcza się wersję papierową.

Zapotrzebowanie należy złożyć przed zawarciem umowy o udzielenie zamówienia lub przed przystąpieniem do jego realizacji.

Szacując przedmiot zamówienia, należy wziąć pod uwagę przepisy ustawy o finansach publicznych, w tym m.in. konieczność weryfikacji, czy zamówienie spełnia wymogi celowości oraz gospodarności.
W finansach publicznych:

✔ celowość oznacza zgodność wydatków z celami statutowymi uczelni,
✔ gospodarność – efektywne i oszczędne wykorzystanie zasobów w celu realizacji tych celów.

Do zaciągania zobowiązań w imieniu UEP niezbędne jest posiadanie stosownego upoważnienia lub pełnomocnictwa Rektora.

Zaciągnięciem zobowiązania jest w szczególności:

✔ wysłanie zamówienia do wykonawcy (np. przez kierownika jednostki organizacyjnej) i otrzymanie informacji o jego przyjęciu,
✔ dokonanie zakupu produktów bezpośrednio w miejscu ich sprzedaży.

Przedmiot zamówienia należy opisać w sposób:

✔ jednoznaczny i zrozumiały,
✔ zgodny z zakresem planowanego zakupu.

Przykładowe sformułowania  w polu Opis przedmiotu zamówienia:

✔ opłata konferencyjna Jana Nowaka w konferencji XXX odbywającej się w Lisbonie, w dniach …,
✔ bilet lotniczy dla Jana Nowaka w związku z udziałem w konferencji XXX odbywającej się w XX, w dniach ….,
✔ toner do drukarki o numerze inwentarzowym XXX,
✔ licencja X na okres od – do…,
✔ wynajem sali X w dniach…,
✔ opłata członkowska dla instytucji X – rok 2025”.

W praktyce często stosuje się również formę:

✔ „materiały biurowe – zgodnie z załącznikiem”,
✔ „usługa cateringowa – zgodnie z załącznikiem”,

lub analogiczny, zwięzły zapis odnoszący się do szczegółowego opisu zamieszczonego w załączniku.

Taki sposób opisu jest dopuszczalny i zalecany – pod warunkiem, że załącznik rzeczywiście zawiera szczegółowe informacje niezbędne do realizacji zamówienia.

• Jak opisać zapotrzebowanie na szkolenia, konferencje i delegacje zagraniczne?

W opisie przedmiotu zamówienia należy wskazać:

✔ osobę, której dotyczy wyjazd,
✔ nazwę i termin konferencji lub szkolenia,
✔ miejsce wydarzenia,
✔ termin wyjazdu.

Należy dołączyć agendę/program konferencji/seminarium wraz z cennikiem.

• Co powinno zostać ujęte w polu „Celowość”?

W tym polu należy wskazać:

✔ uzasadnienie potrzeby zamówienia,
✔ spodziewany efekt lub korzyść dla UEP,
✔ dyscyplinę – w przypadku wydatków związanych z działalnością badawczą.

Składając zapotrzebowanie, należy uzasadnić celowość zakupu – wskazać, do czego ma służyć i dlaczego jest potrzebny.
Przykład: „Zakup licencji na oprogramowanie niezbędne do przeprowadzenia zajęć XXX w semestrze zimowym.”

Należy również opisać, jaką korzyść UEP odniesie dzięki temu zakupowi, np.:

✔ uzyskanie akredytacji XXX,
✔ opublikowanie artykułu w prestiżowym wydawnictwie XXX (Y pkt),
✔ podniesienie kompetencji zawodowych pracownika XY.

• Kiedy należy zaznaczyć „wyjątek” w zapotrzebowaniu?

Opcję „wyjątek” należy zaznaczyć w przypadku zapotrzebowań dotyczących szczególnych sytuacji, takich jak opłaty administracyjne, awarie, zakup paliwa, biletów lotniczych czy książek kupowanych jednostkowo.

Przez książki nabywane jednostkowo rozumie się pojedyncze egzemplarze kupowane na potrzeby konkretnego pracownika, jednostki lub przedsięwzięcia, np. studiów podyplomowych — a nie większe zamówienia składane na rzecz biblioteki.

• Czy trzeba dokumentować szacowanie wartości przedmiotu zamówienia w zapotrzebowaniu?

Tak. Wartość szacunkową zamówienia ustala dysponujący środkami na realizację zamówienia. Ustalenie wartości zamówienia powinno być odpowiednio udokumentowane i opatrzone datą.

Oszacowanie wartości może odbywać się na podstawie np.:

✔ wydruków ofert ze strony internetowej,
✔ maili z ofertą,
✔ rozmów telefonicznych.

Powinna powstać notatka służbowa zawierająca źródło i datę wyceny oraz załączniki stanowiące podstawę do wyceny oraz podpis osoby sporządzającej notatkę.

Notatkę wraz z załącznikami należy przechowywać w komórce uprawnionej.

Skan notatki powinien zostać dodany jako załącznik do zapotrzebowania w XPrimerze.

• Kto potwierdza dostępność środków w zapotrzebowaniach?

Weryfikacja dostępności środków zależy od rodzaju źródeł finansowania. Może jej dokonać m.in. Centrum Analityczne, Dział Badań Naukowych, Biuro Pozyskiwania Funduszy, Dział Współpracy z Zagranicą, Dział Spraw Pracowniczych lub Biuro Obsługi Studenta. Upoważniony do potwierdzenia środków jest kierownik działu lub osoba upoważniona przez Rektora.

• Co oznaczają „Dział I”, „Dział II” oraz „Dział IV”? Co zaznaczyć przy składaniu zapotrzebowania?

Przy wyborze odpowiedniego roku budżetu należy wskazać właściwy dział:

✔ dział I + rok – dla pozostałych zakupów (np. materiały biurowe, sprzęt o niższej wartości, usługi),
✔ dział II + rok – w przypadku finansowania z FWON lub ZFŚS,
✔ dział IV + rok – dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o wartości powyżej 3,5 tys. zł.

• Co to jest „etap”, jaki etap należy wybrać?

„Etap” to grupa kosztów w budżecie projektu, która pozwala na sumowanie wydatków w ramach określonych kategorii (np. 403 – Usługi obce). Wybór etapu zależy od rodzaju zakupu i jest powiązany z odpowiednim zasobem.

• Czy każde zapotrzebowanie wymaga opinii Działu Zamówień Publicznych?

Nie. Jeśli zapotrzebowanie dotyczy postępowania, które zostało już wcześniej rozstrzygnięte (np. został wyłoniony wykonawca w wyniku przetargu), nie ma potrzeby uzyskiwania ponownej opinii Działu Zamówień Publicznych.

Oznacza to, że w przypadku nowego zakupu, który jest już objęty aktualnym zamówieniem publicznym (np. sprzęt komputerowy, który zostanie zakupiony u dostawcy wybranego w wyniku przetargu), można złożyć zapotrzebowanie bez konieczności konsultacji z DZP.

W przypadku nowych, nietypowych zakupów lub wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z Działem Zamówień Publicznych, aby upewnić się, czy opinia jest potrzebna.

• „Nie mogę nic wpisać, edytować” – co zrobić?

Aby uruchomić możliwość edycji zapotrzebowania, należy przejść do „historii zadań”, wybrać ostatnie zadanie (np. „uszczegółowienie”) i kliknąć „przekaż do potwierdzenia środków” — bez zatwierdzania decyzji. Wówczas pojawi się opcja edycji.

W przypadku gdy zapotrzebowanie znajduje się już na etapie potwierdzania środków, edycja może zostać odblokowana przez komórkę potwierdzającą, bez konieczności cofania wniosku.

• „Czy zapotrzebowanie nie utknęło?” – jak to sprawdzić?

Aby sprawdzić status zapotrzebowania, należy przejść do zakładki „Wprowadzone przeze mnie”, wyszukać odpowiednie zapotrzebowanie i otworzyć „historię zadań”, gdzie widoczny jest jego aktualny etap.

Warto również sprawdzić dymek komentarzy (czat) – mogą tam znajdować się dodatkowe informacje lub uwagi od osób akceptujących bądź potwierdzających środki.

• Jak dostarczyć fakturę?

Prawidłowe przekazanie faktury odbywa się w następujący sposób:

✔ w odniesieniu do faktur elektronicznych – za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: efaktury@ue.poznan.pl,
✔ w odniesieniu do faktur papierowych – fizyczne dostarczenie oryginału do Kancelarii UEP;

Faktur papierowych nie należy skanować, a faktur elektronicznych drukować.

• Jakie dane powinny znaleźć się na fakturze wystawionej dla UEP?

Faktura powinna być wystawiona na:

Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu
Al. Niepodległości 10,
61-875 Poznań
NIP:  777-00-05-497

• Jak opisać przedmiot zamówienia na fakturze?

Pole powinno zawierać krótką i rzeczową informację dotyczącą zakupu, np.:

✔ materiały biurowe wg załącznika,
✔ opłata konferencyjna Jana Nowaka w konferencji XXX odbywającej się w Lisbonie, w dniach …,
✔ sprzątanie w bud. X w miesiącu Y.

• Czy opis z zapotrzebowania przenosi się automatycznie do faktury?

Tak. Po podpięciu zapotrzebowania do faktury, treść pola Opis przedmiotu zamówienia zostaje automatycznie skopiowana. Opis ten należy skorygować i dostosować do konkretnego dokumentu finansowego (faktury).

Przykład:

✔ Opis w zapotrzebowaniu:

„Usługi telefonii stacjonarnej w budynkach UEP w okresie 01.01–31.12.2025”.

✔ Opis w fakturze:

„Usługi telefonii stacjonarnej w budynku B za okres 01.05–31.05.2025”.

• Jak opisać faktury za usługi (np. media, licencje)?

W opisie należy wskazać:

✔ czego dotyczy usługa (np. energia elektryczna, licencja X),
✔ okres rozliczeniowy dokumentu (nie zapotrzebowania),
✔ budynek, którego dotyczy faktura – zarówno w opisie, jak i w polu „budynek”.

• Jak opisać faktury dotyczące Domów Studenckich?

Dla wszystkich zakupów (z wyjątkiem materiałów biurowych i artykułów spożywczych w ramach limitu) należy przypisać pozycję „budynek” – w celu prawidłowego rozliczenia kosztów.

• Co powinno znaleźć się w polu „Celowość”?

W tym polu należy wskazać:

✔ uzasadnienie potrzeby zamówienia,
✔ spodziewany efekt lub korzyść dla UEP,
✔ dyscyplinę – w przypadku wydatków związanych z działalnością badawczą.

Informacje przenoszone są z odpowiedniego pola z podłączonego zapotrzebowania.

• Jak i gdzie należy zgłosić planowane wydarzenie?

Co należy zrobić:

✔ zalogować się do rejestru przedsięwzięć pod adresem: event.ue.poznan.pl,
✔ wprowadzić przedsięwzięcie najpóźniej 30 dni przed planowanym terminem wydarzenia,
✔ wygenerować wniosek o zgodę na organizację przedsięwzięcia.

• Jak uzupełnić kosztorys przedsięwzięcia? Czy są jakieś wytyczne?

Co należy zrobić:

✔ zgłosić wydarzenie do rejestru przedsięwzięć dostępnego pod adresem: event.ue.poznan.pl — co najmniej 30 dni przed planowaną datą wydarzenia,
✔ po uzyskaniu akceptacji zgłoszenia należy przygotować kosztorys na formularzu zgodnym z Zarządzeniem Rektora nr 28/2024,
✔ w kosztorysie uwzględnić wszystkie planowane przychody (np. wpłaty uczestników, środki od sponsorów) oraz koszty (wynagrodzenia, usługi, materiały, dodatkowe usługi świadczone przez UEP zgodnie z cennikiem), pamiętając o możliwym podatku VAT,
✔ zapewnić, aby kosztorys był zrównoważony — różnica między przychodami, a kosztami nie może być ujemna,
✔ zapisany kosztorys dołączyć do wniosku w systemie XPrimer wraz z załącznikiem ze strony event (wniosek o zgodę na realizację wydarzenia) oraz innymi niezbędnymi dokumentami (np. umowy sponsorskie).

• Jak uzupełnić wniosek w XPrimerze?

✔ otworzyć menu (tzw. hamburger), a następnie przejść do zakładki „UEP”,
✔ po rozwinięciu zakładki „UEP” przejść do podzakładki „Kosztorys przedsięwzięcia”, a następnie wybrać „Wnioski”,
✔ kliknąć przycisk „Nowy” w lewym górnym rogu, aby utworzyć nowy wniosek,
✔ w zakładce „Dane podstawowe” w panelu „Dane kosztorysu” wypełnić wymagane pola:
– Tytuł przedsięwzięcia,
– Kierownik przedsięwzięcia,
– Źródło/źródła finansowania (minimum jedno),
– Prorektor zatwierdzający,
– Jeśli wniosek jest korektą kosztorysu, zaznaczyć pole „Korekta” oraz podać numer i uzasadnienie korekty.
✔ w panelu „Oświadczenia” (jeśli jest się kierownikiem przedsięwzięcia) zaznaczyć odpowiednie pola dotyczące kredytowania lub zobowiązania do pokrycia niedopłaty,
✔ w zakładce „Załączniki” dołączyć plik z kosztorysem, załącznik ze strony event wraz ze zgodą na realizację wydarzenia oraz dodatkowe załączniki, np. umowy sponsorskie,
✔ po uzupełnieniu wszystkich danych, kliknąć „Zapisz”,
✔ wniosek pozostanie w statusie „Roboczy” i można go dalej edytować lub usunąć,
✔ po zakończeniu przygotowań wybrać opcję „Uruchom proces”, aby wysłać wniosek do akceptacji.

• Kiedy trzeba dokonać korekty kosztorysu?

Dokonać korekty w systemie XPrimer należy w następujących przypadkach:

✔ zmiana liczby uczestników,
✔ zmiana planowanych przychodów lub kosztów,
✔ zmiana struktury kosztów.

• Jak rozliczane są koszty pośrednie w przedsięwzięciach realizowanych na UEP?

Rozliczanie kosztów pośrednich zależy od źródła finansowania przedsięwzięcia i jego charakteru. Koszty te są naliczane jako procent kosztów bezpośrednich lub przyznanych środków. Przykładowe zasady:

✔ przedsięwzięcia finansowane z wpłat uczestników:
– narzut kosztów pośrednich: 7% (dotyczy np. konferencji, seminariów),
✔ przedsięwzięcia finansowane ze środków ogólnouczelnianych (np. Rezerwa Rektora, Rezerwa UEP, budżet Działu Marketingu lub inne budżety finansowane ze środków subwencji):
– brak narzutu – koszty pośrednie nie są naliczane,
✔ inne przykłady:
– studia doktoranckie – 40%,
– kursy językowe, szkolenia, umowy sponsorskie – 30%,
– wydarzenia sportowe – 20%,
– kurs Doctoral Seminars in English – 30%,
– umowy sponsorskie – 30%,
– organizacja uroczystości Absolutorium – 30%.

📌 Szczegółowe stawki i zasady zawiera Zarządzenie Rektora nr 113/2021 – dostępne na stronie

• Kiedy należy rozliczyć przedsięwzięcie?

Rozliczenia przedsięwzięcia należy dokonać niezwłocznie, nie później niż w ciągu 60 dni od jego zakończenia, rejestrując je w systemie XPrimer.

W przypadku konferencji zakończonych wydaniem publikacji w kolejnym roku kalendarzowym, należy przedłożyć w Sekretariacie Kwestora wniosek o kontynuację działań, zatwierdzony przez właściwego prorektora. Wniosek ten składa się do końca roku, w którym odbyła się konferencja. Rozliczenia dokonuje się w kolejnym roku, niezwłocznie po ukazaniu się publikacji.

Powyższe terminy nie obowiązują w odniesieniu do środków przeznaczonych na wydanie publikacji w Wydawnictwie UEP — pod warunkiem, że Komitet Redakcyjny przyjął wniosek, maszynopis oraz wyznaczył recenzenta.

• Czy można wykorzystać środki pozostałe po rozliczeniu?

Co należy zrobić:

✔ złożyć wniosek o wykorzystanie nadwyżki środków na inne cele (np. opłaty konferencyjne, publikacje) do właściwego prorektora, wypełniając odpowiednią część formularza rozliczenia. Po uzyskaniu zgody środki należy wykorzystać do końca roku kalendarzowego, w którym odbywało się przedsięwzięcie.

• Jak rozliczyć przedsięwzięcie w systemie XPrimer?

✔ otworzyć menu (tzw. „hamburger”), przejść do zakładki „UEP”, następnie do „Rozliczenie przedsięwzięcia”, a potem wybrać „Wnioski”,
✔ kliknąć „Nowy” w lewym górnym rogu, aby utworzyć nowy wniosek,
✔ w zakładce „Dane podstawowe” uzupełnić wymagane pola w panelu „Dane rozliczenia”, wskazując zatwierdzony kosztorys przedsięwzięcia. Pozostałe dane uzupełniane
są automatycznie. Jeśli planowane jest wykorzystanie pozostałych środków, należy zaznaczyć odpowiednie pole i wskazać cel ich przeznaczenia,
✔ w zakładce „Załączniki” należy dodać plik z rozliczeniem przygotowanym zgodnie
z obowiązującym załącznikiem z Zarządzeniem Rektora w sprawie organizacji przedsięwzięć. Inne dokumenty (np. skan umowy sponsorskiej) należy dodać w panelu „Dodatkowe załączniki”,
✔ po wypełnieniu wniosku należy kliknąć „Zapisz”. Do momentu wysłania, wniosek pozostaje w statusie roboczym i może być edytowany lub usunięty. Aby przekazać go do realizacji, należy kliknąć „Uruchom proces”.

• Czy rozliczenie może być jednocześnie korektą lub rozliczeniem cząstkowym?

Nie. W systemie XPrimer nie można oznaczyć wniosku jako „Rozliczenie” i jednocześnie jako „Korekta” lub „Rozliczenie cząstkowe”. Są to odrębne tryby:

✔ jeśli przedsięwzięcie zostało zakończone, należy zarejestrować rozliczenie końcowe,
✔ korektę stosuje się tylko do kosztorysu – gdy zachodzi potrzeba zmiany wcześniej zatwierdzonych danych. Korekta powinna zostać złożona bez zbędnej zwłoki, przed zakończeniem przedsięwzięcia.

• Czym jest przesunięcie środków?

To zmiana planu rzeczowo-finansowego polegająca na przeniesieniu środków między pozycjami budżetu lub budżetami.

• Kiedy można dokonać przesunięcia środków?

Dysponenci środków mogą samodzielnie dokonywać uzasadnionych i celowych przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów (z wyjątkiem budżetu wynagrodzeń), w ramach przyznanych im środków, bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zgód kierownika pionu, Kanclerza czy Kwestora.

W przypadku konieczności przesunięcia należy poinformować Centrum Analityczne poprzez wiadomość e-mail na adres: planowanie@ue.poznan.pl

W przypadku przedsięwzięć, których budżety są zakładane na podstawie kosztorysu, wymagana jest korekta kosztorysu.

• Gdzie znaleźć procedurę dotyczącą Planu rzeczowo-finansowego?

Procedura budżetowa, w tym zasady dotyczące Planu rzeczowo-finansowego, jest dostępna w Zarządzeniu Rektora UEP nr 113/2021

• Kiedy należy dokonać korekty Planu rzeczowo-finansowego?

Podstawą do dokonania korekty Planu rzeczowo-finansowego mogą być:

✔ zmiana wysokości przyznanych środków finansowych (np. subwencji lub dotacji budżetowych),
✔ inne istotne zmiany wpływające na wielkość danych zawartych w planie.

Dysponenci środków oraz osoby przygotowujące dane do planu są zobowiązani do niezwłocznego zgłaszania propozycji korekt do Centrum Analitycznego – nie później niż w ciągu 14 dni od momentu zaistnienia okoliczności uzasadniającej zmianę. Na tej podstawie Centrum Analityczne przygotowuje korekty Planu rzeczowo-finansowego.

• Czym jest Power BI i do czego służy?

Power BI to narzędzie Business Intelligence firmy Microsoft, umożliwiające analizę danych i tworzenie interaktywnych raportów. Na UEP wspiera procesy raportowania w różnych obszarach funkcjonowania uczelni.

• Czy raporty Power BI są aktualizowane na bieżąco?

Raporty Power BI na UEP są aktualizowane codziennie – większość z nich odświeżana jest automatycznie o godzinie 05:00 na podstawie danych z systemów uczelnianych.

• Czy mogę pobrać dane z raportu Power BI do Excela?

Tak, Power BI umożliwia eksport danych do Excela lub pliku CSV z poziomu wybranego raportu.

• Kto ma dostęp do raportów Power BI na UEP?

Dostęp do raportów mają wyłącznie uprawnieni pracownicy uczelni. Zakres danych widocznych w raportach zależy od nadanych uprawnień.

• Dlaczego warto korzystać z Power BI na UEP?

Użytkownicy mogą korzystać z interaktywnych i przejrzystych wizualizacji, które ułatwiają interpretację danych. Raporty są dostępne przez przeglądarkę i urządzenia mobilne, a dane odświeżają się automatycznie. Power BI integruje się także z pakietem Office 365 i innymi narzędziami Microsoft, co zwiększa efektywność pracy.

• Do czego służy portal ReportPortal?

Portal ReportPortal umożliwia przegląd danych finansowych dotyczących budżetów jednostek organizacyjnych oraz projektów realizowanych na UEP.

• Jak zalogować się do ReportPortal?

Logowanie odbywa się przez stronę: https://report-portal.ue.poznan.pl za pomocą NIU i hasła, jak do komputera lub poczty uczelnianej.

• Jakie dane prezentują raporty?

Raporty dostępne są w ujęciu:

✔ syntetycznym – budżet w podziale na rodzaje kosztów,
✔ analitycznym – realizacje (zapotrzebowania, faktury) w ramach rodzaju kosztu lub etapu projektu.

• Jak filtrować projekty w raporcie „Projekt analitycznie”?

W raporcie „Projekt analitycznie” widoczne są tylko te projekty, do których mamy dostęp lub upoważnienie. Projekty można filtrować według typu oraz statusu. Typ projektu należy wybrać zgodnie z jego charakterem, np.:

✔ bad. proj – środki z subwencji badawczej (dla dyrektorów instytutów i kierowników katedr),
✔ środ. po rozl SP – środki po rozliczeniu studiów podyplomowych,
✔ środ. po rozl K – środki po rozliczeniu konferencji,
✔ NCN – projekty Narodowego Centrum Nauki,
✔ zlecone – projekty zlecone.

Dodatkowo można zawęzić podgląd do projektów aktywnych, zamkniętych lub wszystkich.

• Jakie umowy wymagają zgody przez XPRIMER?

Wszystkie umowy cywilnoprawne zawierane w ramach działalności uczelni – np. umowy zlecenia, o dzieło – wymagają wcześniejszej zgody zarejestrowanej poprzez XPRIMER.

• Jakie informacje są wymagane przy wypełnianiu wniosku?
  Aby poprawnie złożyć wniosek w systemie XPRIMER, należy podać m.in.:

✔ dane osoby zamawiającej,
✔ numer i rok budżetu, z którego mają pochodzić środki,
✔ uzasadnienie potrzeby zawarcia umowy,
✔ przewidywaną wartość umowy,
✔ szczegóły dotyczące umowy (tj. z kim zostanie zawarta umowa).

Dodatkowo, konieczne jest również podanie liczby godzin oraz stawki godzinowej.

• Co to jest wniosek o umowę dydaktyczną i kiedy należy go złożyć?

Wniosek o umowę dydaktyczną to dokument, który należy złożyć przed rozpoczęciem prowadzenia zajęć dydaktycznych na UEP. Składa się go po uzyskaniu formalnej zgody na realizację przedmiotu w celu zawarcia umowy z osobą prowadzącą zajęcia.

• Czy mogę edytować wniosek po jego złożeniu?

Po złożeniu wniosku w systemie Xprimer, jego edycja jest ograniczona. W celu wprowadzenia zmian, należy skontaktować się z osobą, u której wniosek znajduje się na etapie weryfikacji (np. na etapie potwierdzenia środków). Należy poprosić tę osobę o zwrot dokumentu do poprawy, aby wprowadzić niezbędne korekty.

• Do czego służy pole „Uwagi” we wniosku o umowę dydaktyczną?

Pole „Uwagi” służy do przekazywania informacji o błędach lub brakach we wniosku. Wypełniają je najczęściej osoby uczestniczące w obiegu dokumentu (np. osoby zatwierdzające), aby przekazać wnioskującemu, co należy poprawić przed ponownym uruchomieniem obiegu.

• Co należy podać we wniosku o delegację krajową w systemie?

We wniosku należy wskazać rok budżetu, źródło finansowania (projekt lub budżet jednostki) oraz oszacować koszt wyjazdu – informacje te są niezbędne do rezerwacji środków w systemie Simple ERP.

✔ wskazać źródło finansowania:
– należy wskazać jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za potwierdzenie środków (np. Dział Badań Naukowych – jeśli wyjazd finansowany jest z działalności badawczej),
– następnie należy wybrać właściwy budżet komórki lub projektu, z którego finansowana będzie podróż,
– wyszukiwanie projektu można ułatwić, korzystając z pola tekstowego znajdującego się po prawej stronie nad listą projektów (np. wpisanie słowa „zintegrowany” zawęzi listę do projektu „Zintegrowany Program Rozwoju Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu”).
✔ uzupełnienie opisu wyjazdu:
– w części opisowej należy wskazać cel podróży oraz jej termin.
✔ wybór środka transportu:
– należy zaznaczyć planowany środek transportu,
– preferowanym wyborem jest podróż koleją II klasa,
– w przypadku podróży prywatnym samochodem osobowym (niebędącym własnością pracodawcy) konieczne jest uzyskanie zgody Rektora.

Prawidłowe uzupełnienie formularza i dołączenie wymaganych dokumentów jest warunkiem przyjęcia wniosku do realizacji.

• Jak procedować delegację refundowaną?

Delegacja refundowana to taka, której koszty podróży zostaną zwrócone Uczelni przez instytucję zewnętrzną. W związku z tym formularz zawiera dodatkowe pola dotyczące opisu refundacji. Aby prawidłowo złożyć wniosek o taką delegację, należy wybrać opcję delegacji i refundowanej oraz wskazać budżet koszty UEP.

• Jak szacować kwotę delegacji?

Koszty podróży szacowane są za pomocą kalkulatora dostępnego w formularzu. Przed jego użyciem konieczne jest wprowadzenie następujących danych:

✔ data oraz orientacyjny czas wyjazdu i powrotu,
✔ miejscowość docelowa,
✔ środek transportu.

Po uzupełnieniu danych należy użyć przycisku „Oblicz”, co umożliwi wpisanie orientacyjnych kosztów podróży (np. diet, noclegów, biletów). Po wprowadzeniu danych wymagane jest ich zatwierdzenie przyciskiem „Akceptuj”.

• Co się dzieje, gdy koszty delegacji przekraczają wcześniej oszacowaną kwotę?

Jeśli poniesione koszty są wyższe niż zaplanowane, należy wskazać dodatkowe źródło finansowania i uzyskać zgodę odpowiedniego Decydenta. System uruchamia wtedy dodatkowy obieg akceptacji po zgłoszeniu rozliczenia.

• Jakie dokumenty należy dołączyć do rozliczenia delegacji krajowej?

Do rozliczenia należy dołączyć skany lub zdjęcia faktur, biletów i innych dowodów potwierdzających poniesione koszty. Wszystkie załączniki powinny być wgrane do systemu przed wypełnieniem części rozliczeniowej.

• Kto wyraża zgodę na służbowy wyjazd zagraniczny pracownika UEP?

Zgoda na każdy służbowy wyjazd zagraniczny pracownika UEP musi zostać udzielona właściwego Prorektora zgodnie z kompetencjami. Wybór właściwego prorektora jest zagwarantowany w obiegu wniosku.

• Czy osoby spoza UEP mogą odbywać delegacje zagraniczne?

Tak, ale muszą mieć zawartą umowę zlecenie z UEP np. na pełnienie funkcji przedstawiciela Uczelni/członka zespołu badawczego w projekcie.

• Jak złożyć wniosek o wyjazd zagraniczny?

Wniosek należy złożyć w systemie e-delegacje z co najmniej 21-dniowym wyprzedzeniem. Tylko wtedy Dział Współpracy z Zagranicą (DWZZ) może zagwarantować zakup biletów oraz wypłatę należnych świadczeń przed planowanym wyjazdem.

• Jak należy rozliczyć delegację zagraniczną?

Rozliczenie powinno nastąpić w ciągu 14 dni od powrotu. Do rozliczenia elektronicznego powinny zostać dołączone skany dokumentów i dokumenty elektroniczne, potwierdzające poniesione wydatki w czasie podróży służbowej. Pracownik po zeskanowaniu dokumentów i załączeniu ich do rozliczenia delegacji
w systemie e-delegacje jest zobowiązany do przechowywania oryginałów tych dokumentów do czasu akceptacji rozliczenia delegacji w systemie.”

• Jakie informacje powinien zawierać wniosek o dodatek zadaniowy?

We wniosku należy wskazać:

✔ czy dodatek jest jednorazowy, czy miesięczny,
✔ kwotę brutto jako podstawę do naliczeń (ZUS, „13-tka”),
✔ okres, na jaki dodatek został przyznany,
✔ sposób wyliczenia (liczba godzin × stawka),
✔ potwierdzenie przełożonego, że nowe zadania nie pokrywają się z zakresem obowiązków pracownika,
✔ źródło finansowania (budżet, etap, zasób, źródło).

• Jak przebiega ścieżka przekazania wniosku o dodatek zadaniowy?

Podpisany wniosek (przez bezpośredniego przełożonego oraz kierownika przedsięwzięcia) należy przekazać do komórki potwierdzającej dostępność środków. Następnie dokument trafia do Działu Spraw Pracowniczych, a po jego weryfikacji – do zatwierdzenia przez Kwestora UEP, właściwego Prorektora, a finalnie do zatwierdzenia przez Rektora.