Erasmus+ 2019/2020 wyjazdy na studia

Erasmus+ na UEP krok po kroku

Formalności i dokumenty związane z realizacją mobilności w ramach programu Erasmus+ krok po kroku.

UEP przeprowadza kwalifikację do programu Erasmus+ (dwukrotnie w ciągu roku akademickiego, aplikacja poprzez stronę https://outgoing.ue.poznan.pl/ ), wysyła nominacje do uczelni partnerskiej, jednak to uczelnia zagraniczna podejmuje decyzję o przyjęciu. Po otrzymaniu nominacji uczelnia partnerska kontaktuje się bezpośrednio ze studentem w sprawie procedury aplikacyjnej, zakwaterowania, ubezpieczenia, itp.


KROK 1
Aplikacja do uczelni zagranicznej
Na tym etapie do aplikacji może być potrzebne Transcript of records/Transcript of grades. Uzyskać je można Biurze Obsługi Studenta (BOS) (we wniosku należy zaznaczyć, że wykaz ocen ma zostać sporządzony w języku angielskim).
Cześcią aplikacji może być także Learning Agreement, które należy ustalić w porozumieniu z Koordynatorem  ECTS  na UEP, dla swojego kierunku studiów (uczelnie wymagają LA na różnym etapie aplikacji). Wzór dokumentu oraz instrukcję znajduje się w plikach do pobrania.
(WAŻNE: DWZZ nie koordynuje spraw związanych ze ścieżką studiów, zmianami w LA, zaliczeniem semestru, itp.)
W DWZZ uzyskać można zaświadczenie o zakwalifikowaniu do programu Erasmus+ i wysokości stypendium, zaświadczenie potrzebne do wyrobienia karty EKUZ, a także w przypadku osób  piszących test językowy w ramach kwalifikacji do programu, także potwierdzenie znajomości języka - wystarcz przysłać e-mail z prośbą o wydanie dokumentu.

KROK 2

Zakwaterowanie

Należy zapoznać się z procedurą uczelni przyjmującej dotyczącą zakwaterowania (jeśli uczelnia zapewnia zakwaterowanie w akademiku) lub znaleźć je samodzielnie. Biura zajmujące się obsługą studentów przyjeżdżających również służą pomocą, mogą polecić portale zajmujące się zakwaterowaniem. Warto jak najszybciej pomyśleć o mieszkaniu, bowiem ich ilość często jest dość ograniczona. Można skorzystać też z wyszukiwarki mieszkań, np. Uniplaces. uczelnie zalecają również zapisanie się do grupy na FB,kontakt z Mentorem/Buddy (jeśli uczelnia oferuje takie wsparcie) lub lokalną sekcją ESN (Erasmus Students Network).


KROK 3

Learning Agreement

Jeśli uczelnia zagraniczna nie wymagała LA podczas aplikacji należy ustalić z Koordynatorem ECTS przedmioty realizowane za granicą (porównaj ofertę kursów z uczelni partnerskiej ze swoim sylabusem). Dokument musi zostać podpisany przez studenta, Koordynatora ECTS na UEP oraz w uczelni zagranicznej.


KROK 4

Umowa finansowa

By podpisać umowę finansową (zwykle podpisywana jest na ok. 2-3 tygodnie przed rozpoczęciem mobilności, w przypadku wyjazdów na semestr letni, zwykle na kilka dni przed wyjazdem) trzeba mieć zaliczoną sesję i dostarczyć do DWZZ pok. 221A zaświadczenie z BOS potwierdzające załatwienie wszelkich formalności przed wyjazdem (zaliczenie, sesji, podpisanie deklaracji przedmiotów obowiązkowych, uzyskanie zgody Dyrektora studiów na wyjazd oraz inne wymagane na danym kierunku) oraz oświadczenie o ubezpieczeniu. Wzory dokumentów znajdują się na stronie internetowej UEP w zakładce Erasmus+ "Do pobrania" (doc. 2 i 3). 

Konieczne jest też wypełnienie testu językowego on-line w systemie OLS. Zaproszenie do wypełnienie testu wysyłane jest przez DWZZ zwykle na kilka dni przed podpisaniem umowy po uprzedniej prośbie studenta przesłanej drogą mailową.

http://ue.poznan.pl/pl/wspolpraca,c10/wspolpraca-z-zagranica,c74/erasmus,c1999/erasmus-2018-2019,c11513/zasady-kwalifikacji-i-realizacji-wyjazdow-studyjnych-w,a71785.html

Stypendium Erasmus+ to wsparcie finansowe, na pokrycie różnic w kosztach utrzymania, a nie kosztów, które uczestnik faktycznie ponosi w trakcie studiów za granicą.

Uczelnia nie pokrywa kosztów transportu, ubezpieczenia, itp. jakie uczestnik ponosi w związku z wyjazdem.


KROK 5

Wyjazd

Głównym założeniem wyjazdu w ramach programu Erasmus + jest realizacja ścieżki studiów zgodnie z LA. Zmiany w LA można wprowadzić w ciągu dwóch do czterech tygodni od rozpoczęcia mobilności. Muszą zostać zaakceptowane zarówno przez uczelnie przyjmującą, jak i koordynatora ECTSna UEP. LA z oryginalnymi podpisami i pieczęcią partnerskiego uniwersytetu należy dostarczyć do BOS po zakończeniu mobilności.
Uprawniona mobilność powinna trwać co najmniej 3 miesiące (90 dni). Jeśli pobyt będzie krótszy, zostanie uznany za nieuprawniony, co skutkować będzie konieczność zwrotu całego stypendium.
PRZEDŁUŻENIE POBYTU (możliwe tylko w ciągu jednego roku akademickiego)
Ze względu na konieczność sporządzenia aneksu do umowy finansowej, przedłużenie pobytu  na następny semestr należy zgłosić go co najmniej na miesiąc przed datą oznaczoną w umowie finansowej jako koniec mobilności. Wcześniejsza zgoda musi być uzyskana od uczelni przyjmującej i dyrektora studiów na UEP, który należy przesłać pocztą elektroniczną do DWZZ.
Przedłużenie pobytu związane np. z późniejszym terminem sesji egzaminacyjnej (sesja poprawkowa nie jest brana pod uwagę) musi zostać zgłoszone najpóźniej dwa tygodnie (najlepiej na miesiąc przed datą zakończenia umowy) przed końcową datą mobilności określoną w umowie. Informacje należy przesyłać pocztą elektroniczną wraz z informacjami z uczelni przyjmującej potwierdzającymi późniejszy termin. Przedłużenie terminu po upływie okresu wskazanego w umowie nie będzie rozpatrywane.

KROK 6
Po powrocie - rozliczenie mobilności
W ciągu 30 dni od zakończenia mobilności wymagane jest dostarczenie do DWW, pok. 221A, certyfikatu uczestnictwa (Certificate of Attendance - może być wystawiony na wydruku używanym przez UEP - szablon w zakładce Erasmus + na stronie internetowej UEP dla odpowiedniej edycji programu lub uczelni partnerskiej, można go uzyskać w International Office na zagranicznej uczelni) .
Należy sprawdzić dokument nie zawiera poprawek czy skreśleń. Daty pobytu powinny być zgodne z datami zawartymi w umowie finansowej. Jeżeli pobyt jest krótszy, w zależności od liczby dni, które zostały skrócone, druga rata stypendium zostanie proporcjonalnie zmniejszona lub część stypendium będzie podlegać zwrotowi przez studenta.
Obowiązkowe jest również wypełnienie ankiety w narzędziu Mobility Tool oraz wypełnienie drugiego testu w OLS (zaproszenia wysyłane są automatycznie na adres e-mail wskazany w aplikacji).
LA i wykaz ocen należy przekazać BOS. Jeżeli data otrzymania ocen jest późniejsza niż koniec semestru na UEP, należy złożyć wniosek o przedłużenie sesji.