W związku z wprowadzeniem na Uczelni Centralnego Rejestru Umów wszystkie zawierane przez UEP umowy z dniem 01.10.2013r. podlegają procedurze opisanej w zarządzeniu 37/2013 Rektora UEP.

W celu ułatwienia przedstawicielom organizacji studenckich i Studenckim Kołom Naukowym skutecznego wnioskowania do władz Uczelni o zawarcie umów, proszę o dostosowanie się do poniższych wskazań:


I. Wymogi formalne:

1. Umowa musi zostać sporządzona w trzech egzemplarzach.

2. Zawierać  dokument potwierdzający umocowanie do podejmowania czynności prawnych przez osobę wykazaną w umowie jako reprezentanta strony umowy oraz dokumenty rejestrowe (wyciąg z Centralnej Ewidencji i informacji o Działalności Gospodarczej, Krajowego Rejestru Sądowego, itp.).

3. Umowa może zostać podpisana przez reprezentantów Uczelni tylko przed terminem jej obowiązania – wymóg bezwzględny.


II. Kolejność zatwierdzania umowy:

1. Pisemne uzgodnienie treści między stronami.

2. Jeżeli umowa dotyczy wykorzystania pomieszczeń UEP - uzgodnienie terminu realizacji i warunków promocji lub sponsoringu z kierownikiem danego obiektu (Działu Eksploatacji Wieżowca w zakresie Collegium Altum i budynku przy ul. Taczaka, Działu  Administracyjno-Eksploatacyjnego -  budynków A, B i C, Studium Wychowania Fizycznego i Sportu – hali sportowej, Działu Spraw Studenckich – budynków domów studenckich „ATOL”, „DEWIZKA” i „FENIKS”).

3. Akceptacja merytoryczna kierownika DSS, 

4. Zatwierdzenie treści przez radcę prawnego,

5. Następnie dokumenty za pośrednictwem Działu Spraw Studenckich zostają  przekazane drogą służbową w celu:

  • nadania numeru umowy – Działowi Organizacyjnemu i Zamówień Publicznych
  • podpisania  - Kwestorowi
  • podpisania - Prorektorowi ds. Edukacji i Studentów
  • podpisania – drugiej stronie umowy.

Dotyczy tylko umów, których przychody wpłynęły na konto organizacji studenckiej lub SKN.

W związku z powyższą procedurą dokumenty muszą zostać złożone w DSS na minimum 7 dni roboczych przed terminem jej obowiązywania.

6. Egzemplarz zawartej umowy zostaje przekazany organizacji studenckiej i SKN (kserokopia), Kwestorowi (oryginał), a gdy spełniony jest warunek zawarty w pkt. 2  - kierownikowi obiektu (kserokopia).

 

III. Treść umowy musi zawierać:

1. Pełną nazwę podmiotu z którym UEP ma zawrzeć umowę, dane adresowe, imię nazwisko osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu, NIP, REGON.

2. Datę zawarcia umowy.

3. Numer umowy DSS/…..…./…..…(miesiąc)/……….(rok) nadany przez Dział Organizacyjny i Zamówień Publicznych.

4. Termin obowiązywania.

5. Istotne warunki umowy:

  • przedmiot umowy
  • obowiązki stron umowy
  • sposób, miejsce realizacji
  • wysokość wynagrodzenia wraz z terminem zapłaty.

6. Osoby odpowiedzialne za realizację umowy oraz ich dane kontaktowe. 

7. Warunki przedterminowego rozwiązania umowy.

8. Sposób rozstrzygania sporów.